Datos Personales
VERONORTE S.A.S, (en adelante “Veronorte”), comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de 1Datos Personales, a través del presente documento establece la política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante “Política”) en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.
i) Marco Legal
El marco legal de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se desarrolla en la Constitución Política colombiana, específicamente en:
- Los articulos 15 y 20; en la Ley 1581 de 2012.
- El Decreto 1377 de 2013.
- Demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o
Las definiciones que se tendrán en cuenta para la presente Política, son las que actualmente se encuentran consagradas en el articulo 3 de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Así mismo, los principios rigentes de la Política, se encuentran consagrados en el articulo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se aplicarán de manera integral por parte de Veronorte. Cualquier asunto no regulado expresamente en la Política, se entenderá regulado de acuerdo con lo establecido en las normas citadas, por lo que las mismas, en lo que no sean contrarias a lo acá dispuesto, hacen parte integral de la Política.
ii) Definiciones
- Datos personales: se entiende por datos personales cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Una persona física identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de localización o uno o varios elementos específicos de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona física.
- Responsable del tratamiento: el responsable del tratamiento determina los fines y los medios por los que se tratan los datos personales. Así pues, Veronorte es el responsable del tratamiento.
- Titular / Interesado: el titular de los datos es la persona jurídica o el interesado que tiene derecho a conceder el acceso o a compartir determinados datos personales o no personales bajo su control.
- Tratamiento / Procesamiento: Tratamiento de datos significa el acceso, la recolección, el uso, el procesamiento, el almacenamiento, la compartición, la distribución, la transferencia, la divulgación, la seguridad, la destrucción o la eliminación de cualquier información o dato personal, sensible o confidencial (ya sea en formato electrónico o en cualquier otro medio).
- Consentimiento: es toda indicación libre, específica, informada e inequívoca de la voluntad del interesado por la que éste, mediante una declaración o una acción afirmativa clara, manifieste su acuerdo con el tratamiento de los datos personales que le conciernen.
- Base de datos: Una base de datos es una colección organizada de información estructurada, normalmente almacenada electrónicamente en un sistema informático
- Datos sensibles: Los datos sensibles se definen como cualquier información que está protegida contra la divulgación injustificada.
- particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person
- Data controller: the data controller determines the purposes for which and the means by which personal data is processed. So, Veronorte is the data controller
- Holder / Data subject: data holder means a legal person or data subject who has the right to grant access to or to share certain personal or non-personal data under its control.
- Data Treatment / Processing: Data Treatment means the access, collection, use, processing, storage, sharing, distribution, transfer, disclosure, security, destruction, or disposal of any personal, sensitive, or confidential information or data (whether in electronic or any other form or medium).
- Consent: ‘consent’ of the data subject means any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to him or her
- Database: A database is an organized collection of structured information, or data, typically stored electronically in a computer system
- Sensitive Data: Sensitive data is defined as any information that is protected against unwarranted disclosure.
iii) Objetivo
El objetivo de la Política de Tratamiento y Protección de Protección de Datos Personales es detallar los lineamientos que Veronorte tiene en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares así como los procedimientos que se deben llevar a cabo para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte del Titular.
En Veronorte se recopilan y manejan los Datos Personales de terceros que autoricen de manera voluntaria, previa y expresa dicha recopilación con el fin de llevar a cabo de manera conjunta los diferentes programas o proyectos que sean acordes a su objeto social y con el fin de mantener un contacto directo y asertivo con los Titulares. Esta información nunca será usada para fines ilícitos, comercialización o de cualquier forma que tenga como fin perjudicar los intereses de los Titulares.
iv) Vigencia
Los Datos Personales suministrados o Bases Datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término de duración de los diferentes programas o proyectos que se lleven a cabo en desarrollo del objeto social de Veronorte, o durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados.
v) Datos personales incluidos en la base de datos
Los Datos Personales de los Titulares que son recabados por Veronorte en el desarrollo de su objeto social, e incluidos en su base de datos son los siguientes: i. Tipo de documento de identidad; ii. Número de documento de identidad; iii. Nombres y apellidos; iv. Dirección; v. Número(s) de teléfono; vi. Correo electrónico; vii. Ciudad; viii. País.
Los empleados de Veronorte tendrán acceso a las Bases de Datos de Veronorte en el ejercicio de sus funciones y para efectos de su recolección, o para los casos en que la ley lo autorice expresamente.
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v) Políticas de privacidad y protección de datos personales
Los datos personales que los usuarios proporcionen en el Sitio, serán incorporados a una base de datos propiedad de VERONORTE. Los usuarios registrados consienten automáticamente y de forma incondicional que los datos facilitados sean utilizados y tratados para la investigación, promoción y comercialización de los servicios y productos ofrecidos por VERONORTE.
VERONORTE se compromete a mantener en absoluta privacidad los datos suministrados por los Usuarios, y que son clasificados como “Datos Personales” según la Ley Colombiana 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) Decreto Reglamentario 1377 de 2013, salvo: (i) cuando exista una autorización expresa por parte del Usuario, (ii) en aquellos casos en que sean considerados “Datos Personales Públicos”, (iii) cuando alguna autoridad judicial o Entidad del Estado los requiera o, (iv) en aquellos casos en que la ley lo señale expresamente.
vi) Derechos de los titulares
Además de los derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de la información podrán realizar quejas, reclamos, consultas, suprimir datos, agregar o modificar los ya existentes. Así mismo, tendrán derecho a aceptar o negar que su información sea incluía en las Bases de Datos de Veronorte. Estos derechos podrán ser ejercidos a través de las formas indicadas en el presente documento, o por los procedimientos establecidos en el marco legal referido.
vii) Dato sensible
Para los propósitos de la Política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Veronorte podrá hacer uso del tratamiento de los datos catalogados como sensibles en caso en el que el Titular haya dado su autorización de manera explícita de manera personal o por medio de su representante legal, o en cualquier de los eventos previstos en el articulo 6 de la Ley 1581 de 2012, y en todo caso en los casos expresamente permitidos por la ley.
viii) Tratamiento de datos personales de niños y adolescentes
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y únicamente serán tratados en aquellos y en la forma que la ley lo autorice.
Es tarea del Estado y las entidades educativas proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales. Además de proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Por políticas de Veronorte, no se solicitará ni se recolectará en las Bases de Datos que se manejen información de menores de edad con el fin de no vulnerar los derechos fundamentales con los que estos se encuentran protegidos.
ix) Autorización por parte del titular
La recolección, almacenamiento, uso y circulación de Datos Personales por parte de Veronorte requiere el consentimiento libre, previo y expreso por parte del Titular, el cual se realiza mediante los formularios web que deberán ser expresamente aceptados por el Titular, o a través de cualquier otro medio permitido de acuerdo con la ley 1581 de 2012
Veronorte se reserva el derecho de eliminar los Datos Personales en cualquier tiempo y sin necesidad de autorización por parte del Titular.
x) Area responsable del tratamiento de datos
El área Responsable del Tratamiento de Bases de Datos, será la de Office Management, la cual se encargará de realizar el manejo interno de los Datos Personales y de garantizar respuestas eficientes a lo solicitado por los Titulares de los derechos.
xi) Quejas o reclamos
El Titular podrá realizar –de manera gratuita- quejas o reclamos ante el Responsable del Tratamiento de las Bases de Datos, en el correo electrónico info@veronorte.com en caso de que considere que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta que podría llegar a darse un incumpliendo de los deberes consagrados en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
xii) Trámite de consulta
Veronorte atenderá las consultas, quejas o reclamos de los Titulares de datos personales en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibir la queja, el reclamo o las consultas. En caso de no hacerlo, El solicitante recibirá una explicación y la respuesta es un máximo de ocho (8) días hábiles.
xiii) Revocatoria de la autorización
El Titular de los Datos Personales podrá revocar –total o parcialmente- en cualquier momento, el consentimiento sobre el uso de sus datos personales inicialmente conferido a Veronorte, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Dicha revocatoria se podrá realizar ante el área responsable del Tratamiento de Datos Personales, dándosele trámite prioritario a estos casos.
xiv) Seguridad de la información
Veronorte, adoptará las medidas que sean necesarias para evitar pérdida de la información, acceso por medio de personas no autorizadas para dicho fin, adulteración de la información otorgada y cualquier otra modalidad que pueda llegar a poner en peligro la información del Titular.
xv) Utilización y transferencia internacional de datos personales
Los Datos Personales del Titular que hayan sido puestos a disposición de Veronorte, no serán transferidos a otra compañía de otro país que no cumpla con los lineamentos de Protección de Datos establecidos por la Superintedencia de Industria y Comercio, a no ser que conste autorización previa y expresa del titular para dicho fin, o en aquellos casos en los que la ley autorice dicha transferencia por encontrar que no afectan los intereses de los Titulares de la información.
xvi) Registro nacional de bases de datos
Veronorte, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus Bases de Datos, como confidencial.
Veronorte, realizará el registro de sus bases de datos ente el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con la normatividad que se encuentra vigente y a cualquier reglamentación que sea expedida por Gobierno Nacional para tal fin.
El RNBD es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, toda vez que es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Este documento fue actualizado el 18 de enero de 2022